אלא אם כן אתה מארגן אירועים מקצועי, ייתכן מאוד שזו הפעם הראשונה שאי פעם נאלצת לבחור להקה לאירוע שלך. אין ספק שבחירה נכונה של מוזיקה חיה תוסיף אווירה פנטסטית לכל אירוע – אבל עם כל כך הרבה אפשרויות לבחירה, איך מחליטים איזה סגנון מוזיקה מתאים לך?
אנחנו מספקים מוזיקה חיה ומוזיקאים איכותיים לחתונות, מסיבות ואירועי חברה ברחבי הארץ כבר למעלה מעשור. כאן אנו חולקים את הטיפים המובילים שלהם כדי להדריך אותך בתהליך של מחקר, חיפוש והזמנת הלהקה המושלמת ליום שלך.
בחירת המוזיקה המתאימה לאירוע שלכם
השמיים הם באמת הגבול בכל הנוגע לבחירה ומגוון הלהקות שתוכלו לבחור לאירוע שלכם – בין אם אתם מעדיפים ג'אז, פופ, רוק, אינדי, ביג בנד, מוטאון, סול, סייליד, קאנטרי ועוד. אבל עם כל כך הרבה אפשרויות, איך תחליט איזה סגנון יתאים לך ביותר?
קחו בחשבון את אופי האירוע שאתם מתכננים – האם מדובר באירוע חברה, ובמקרה כזה משהו מסוגנן ולא פולשני יעבוד הכי טוב? האם זו מסיבת בית שבה להקה קטנה יותר עשויה להתאים יותר? או אולי זו חתונה, שבה אתה רוצה להטביע את חותמתך האישית על הדברים, תוך כדי שירות למגוון רחב של גילאים וטעמים מוזיקליים?
שקול איזה חלק תמלא המוזיקה החיה באירוע בכללותו – האם המוזיקה היא מוקד האירוע שלך (למשל קבלת פנים לחתונה בערב, ריקוד ארוחת ערב, ערב קברט או נשף) או שאתה מחפש מוזיקה חיה כדי להוסיף עדינות אווירה (למשל כרקע למסיבת יום הולדת, ארוחת ישיבה, מסעדה או ערב קזינו).
דמיינו איך המוזיקה תשתלב עם הנושא של האירוע שלכם – אם בחרתם בנושא (גטסבי, וינטג', הוליווד או ג'יימס בונד, שנות ה-70 או דומים לו) האם אתם מחפשים מוזיקה אך ורק בסגנון הזה או משהו שמושך אותו למגוון רחב יותר של טעמים?
התחשבות בנושא מוזיקלי היא דרך מצוינת לחדד את החיפוש שלך ובאמת יכולה לרכז אירוע מבחינה סגנונית. יחד עם זאת, שקלו אם אתם רוצים לדבוק אך ורק באותו סגנון מוזיקלי במשך כל האירוע או שמא יהיה חכם לכלול גם ז'אנרים מוזיקליים אחרים.
המקום שלך – הנחיות המוזיקה, ההגבלות וההמלצות של המקום
בחירת המקום שלך תשחק חלק מרכזי בבחירת הלהקה שלך, אז לפני שאתה מזמין את הלהקה שלך, וודא שאתה בודק עם המקום שלך לגבי הגבלות או הנחיות לגבי מוזיקה חיה. ייתכן שהמקום שלך יוכל גם לספק רשימה של ספקים מומלצים שיעזרו לך לחדד את החיפוש שלך.
בדוק אם יש מגבלות הגברה על המקום שלך – בחלק מהאולמות יש מגבילי רעש שהלהקה צריכה לחבר אליהם. זה בהחלט בסדר עבור רוב הלהקות, אבל מאוד שימושי לדעת מראש. הם יודעים שאם חריגה מרמת הקול שנקבעה, אזי מגביל הרעש ינתק אוטומטית את מקור החשמל – כך שהם יידעו לנגן בטווח הרעש המומלץ. מקומות מסוימים עשויים שלא לאפשר מוזיקה חיה בחלקים מסוימים של המקום (למשל מחוץ או בחדרים מסוימים של מבנה היסטורי.) במקרים נדירים מאוד אתה עלול להיתקל במקום שלא יאפשר מוזיקה מוגברת מכל סוג שהוא. אל תדאג, זה לא אומר שאתה לא יכול לקבל מוזיקה חיה בכלל, אבל זה עשוי להגביל את הבחירה שלך באקטים לאלה שלא צריכים לחבר או להגביר שום דבר כדי ליצור את הסאונד שלהם.
גלה איזה גודל של להקה המקום שלך יאפשר – אולמות מסוימים מגבילים את מספר המוזיקאים שהם יאפשרו לנגן חי בכל זמן נתון. במקרים מסוימים זה יכול להיות עד שניים או שלושה מוזיקאים. עשוי להיות לו גם חלל הופעות מוגדר או אזור במה, אשר ישפיעו על גודל הלהקה שתוכל להזמין. אם אתה חושש שלהקת החלומות שלך עשויה להיות גדולה מדי עבור המקום, אבל אולי לא הכל ילך לאיבוד. למה שלא תשאל את הלהקה שלך אם היא יכולה לספק הרכב קטן יותר, אולי על ידי צמצום קטע הקרן או מספר זמרי הליווי.
שאל את המקום שלך אם יש להם רשימת ספקים מומלצת למוזיקה – למקומות תמיד תהיה רשימה של להקות שהם מכירים וסומכים עליהם. ללהקות אלו יש יתרון של היכרות עם המקום ויש לך את הביטחון לדעת שהם מנוסים ומנוסים. כמובן שאתה לא צריך להגביל את הבחירה רק ללהקות האלה ברשימת המקום שלך. כל עוד הלהקה שבחרת עומדת בקריטריונים של המקום, הבחירה האולטימטיבית צריכה להיות תלויה בך.
הגדרת תקציב, משא ומתן ועוד
תקציב עשוי בהחלט להיות גורם משמעותי כשאתה הולך לבחור להקה לאירוע, ובמיוחד אם אתה משלם עבור הלהקה בעצמך. אתה צריך לעבוד בטווח תקציב שהוא ריאלי ובמחיר סביר עבורך תוך הקפדה שאינך מתפשר על איכות או מקצועיות. אבל כמה עולות להקות? ואיך אתה יכול להיות סמוך ובטוח שאתה מקבל את הלהקה הכי טובה שאפשר במחיר שאתה מרגיש בנוח איתו?
המחיר הוא בהחלט גורם אחד שיש לקחת בחשבון כאשר משווים בין להקות שונות, אז תרצה להיות בטוח שאתה ברור לחלוטין מה הלהקה שלך מציעה בתשלום זה. כמו כל שירות, העמלות שגובות להקות עשויות להשתנות באופן משמעותי בהתאם לרמת הניסיון שלהן – החל מ-400-500 ש״ח לקבוצה חצי מקצועית ועד 5,000 ש״ח או יותר ללהקה מקצועית מהמגירה העליונה. להקות מסוימות יגבו עמלה נמוכה יותר, אך לאחר מכן יוסיפו תוספת עבור זמן נסיעה, קילומטראז', ציוד, הגדרה, בקשות לשיר נוסף וכו'. אחרות יגבו מחיר נמוך יותר, אך עשויות להפיל אותך כמו תפוח אדמה לוהט אם תגיע הצעה טובה יותר .
חסוך כסף על ידי שימוש באותו ספק כדי לספק מגוון שירותים עבור היום שלך – אם אתה מתכנן אירוע כל היום כגון חתונה, אז אתה יכול לשקול להזמין מספר מופעים לחלקים השונים של היום שלך (מוזיקה עבורך טקס חתונה, קבלת משקאות, מסיבת ערב וכו') לחלופין, אתה יכול לבדוק הזמנת להקה אחת שתדאג לכל היום שלך. בחירה בספק מוזיקלי אחד תקטין את משך הזמן שעליך להקדיש לקשר עם המוזיקאים שלך, והיא עשויה לחסוך לך גם כסף, מכיוון שלעתים קרובות להקות מציעות הנחות עבור חבילת שירותים.
היו פתוחים למשא ומתן – אם להקת החלומות שלכם היא מעל התקציב שלכם, אז בכל האמצעים נסו לנהל משא ומתן על עמלה מופחתת. אם אתם מחפשים לקצץ בעלויות מבלי להתפשר על האיכות, אז למה שלא תשאלו אם הם מציעים ליין אפ קטן יותר או מספר מופחת של סטים בתשלום נמוך יותר. (יש לזכור שללהקות מקצועיות יש מספר עלויות קבועות – זמן נסיעה והוצאות, זמן הקמה, תעריפי מוזיקאים וכו') במקום לנסות לנהל משא ומתן על עמלה מופחתת, למה שלא תנסה לקבל ערך רב יותר מהלהקה שלך – לדוגמה, אתה יכול לבקש מהם זמן נגינה ארוך יותר עבור הערב שלך, קצת מוזיקה נוספת בשעות היום, או כמה בקשות שירים נוספות.
דבר עם הלהקה שלך
למרות שחיפוש מקוון הוא כלי שלא יסולא בפז כדי לעזור לך במחקר הראשוני שלך, שום דבר לא מנצח להרים טלפון וליצור קשר ישיר עם הלהקה הפוטנציאלית שלך. אתה יכול לאמוד הרבה משיחת טלפון שאתה לא בהכרח מקבל מחילופי דוא"ל. האם הם מקצועיים, נעימים, ידידותיים ועל אורך הגל שלך מבחינה מוזיקלית? זו גם הזדמנות מצוינת בשבילך לשאול המון שאלות. אבל מה כדאי לשאול את הלהקה שלך ואילו שאלות צפויות להעלות ממך?
הכינו רשימה של שאלות מפתח כשאתם מתקשרים – רובן די ברורות (האם הן זמינות באירוע שלכם? כמה הן גובות? איזה ציוד הן מספקות? האם הן יכולות להוסיף בקשות?) אבל יש אחרות שאולי לא חשבתם של – האם הם מציעים גדלים שונים של להקה? כמה זמן הם מופיעים ביחד? האם הם מוזיקאים במשרה מלאה או חלקית? אילו הוראות יש להם אם מישהו בלהקה חולה או לא יכול להופיע? האם יש להם מבחני PAT וביטוח אחריות ציבורית? האם הם יספקו חוזה התקשרות?
ספק ללהקה הפוטנציאלית שלך כמה שיותר מידע – ככל שתוכל לספק יותר מידע ללהקה שלך כך הם יוכלו לספק לך הצעת מחיר בצורה מדויקת ומהירה יותר, וככל שתהיה בטוח יותר שאתה מקבל את מה שאתה רוצה לאירוע שלך.
מידע שימושי עבור הלהקה שלך כאשר אתה יוצר איתה קשר לראשונה יכלול: תאריך ותזמונים משוערים של האירוע שלך; המקום/מיקום האירוע שלכם; מספר הסטים שתרצה שהם יספקו; מספר האורחים; כל שירות נוסף שאתה עשוי לדרוש כגון מיקרופונים לנאומים, שירות MC, שירות DJ וכו'.
לראות אותם לייב
תקליטור הדגמה או DVD הם נקודת התחלה מצוינת להכנת הרשימה הקצרה של הלהקות המועדפות שלך – אבל שום דבר לא מנצח לראות את הלהקה הפוטנציאלית שלך בהופעה חיה. לראות ולשמוע להקה לפני שתזמינו זו ההזדמנות שלכם לאמוד בעצמכם איך הם יישמעו באירוע שלכם, איך הם מתקשרים אחד עם השני על הבמה, המראה שלהם וקוד הלבוש שלהם, האיכות של ציוד הסאונד והתאורה שלהם ותגובת הקהל החשובה כל כך.
כלול אנשים אחרים בהחלטה שלך – אם ההחלטה על הלהקה המתאימה לאירוע שלך מתחילה להרגיש אחריות גדולה מדי, אז למה לא לקבל חוות דעת שנייה (או שלישית!). תעשו מזה לילה וקח קבוצה קטנה של משפחה, חברים או עמיתים לראות את הלהקה איתך. עצה כנה מאנשים שאתה סומך עליהם תהיה חשובה לאין ערוך כדי להרגיע אותך שאתה עושה את הבחירה הנכונה עבור האירוע שלך.
בקשו מהלהקה להשמיע בקשה אחת או שתיים לשיר מיוחד – אם יש לכם בראש ריקוד ראשון ספציפי או בקשה מוזיקלית שחשובה במיוחד לאירוע שלכם, זו ההזדמנות המושלמת לשפוט בעצמכם כיצד הלהקה הפוטנציאלית שלכם תבצע את השיר הזה בלילה שלך.
נצל את ההזדמנות כדי לדון בפרטים ספציפיים – הקדשת את הזמן ללכת ולראות את הלהקה שלך, ובהנחה שאתה מרוצה ממה שראית, אז זו ההזדמנות המושלמת לדבר על הפרטים העדינים יותר של האירוע שלך לטפל בכל שאלה או דאגה שיש לך. שאלות מפתח שיש לשאול בשלב זה יכולות לכלול: האם ההרכב של הלהקה יהיה זהה לזה שראיתי הערב? האם הלהקה תצטרך חדר הלבשה, אזור אחסון, אוכל חם ושתייה בלילה? מה קורה אם האירוע שלי מתאחר, האם אוכל לבקש מהלהקה להישאר מאוחר יותר? מה קורה אם אני צריך לבטל או לדחות את האירוע שלי או אם הלהקה מבטלת?
הזמינו זמן רב מראש
מוזיקאים מקצועיים טובים, כמו כל ספק איכותי, מזמינים זמן רב מראש – במקרה של חתונות עד שנתיים קדימה. הזמנה זמן רב מראש נותנת לכם את השקט הנפשי לדעת שסיינתם דברים, ובהתאם לכמה זמן מראש אתם מזמינים, זה גם יכול לחסוך לכם כסף מכיוון שתבטיחו מחיר קבוע בזמן ההזמנה.
טיפים מובילים
כתוב דברים – להקה מקצועית צריכה לספק לך חוזה התקשרות שיפרט את כל מה שהיא תספק עבור האירוע שלך, וגם מה היא עשויה לצפות ממך כלקוח. חוזה התקשרות צריך לציין בבירור:
- השירות שיינתן (למשל מספר מוסכם של חיים סטים שיבוצעו על פני מסגרת זמן מוסכם)
- העמלה המלאה שתחויב ממך הלקוח (כולל מע"מ אם רלוונטי)
- תנאי התשלום של הלהקה (למשל האם נדרשת הפקדה להבטחת ההזמנה, כאשר יש לשלם את מלוא התשלום ומועדף אמצעי תשלום – המחאה, העברה בנקאית או מזומן)
- הציוד שהלהקה תספק (ציוד סאונד, כלים, תאורה, כלי נגינה כמו גיטרה וכו') בין אם הם מספקים מוזיקה מוקלטת נוספת או שירות DJ
- בין סטים כל בקשות לאוכל ו/או שתייה עבור הנגנים (להקות רבות יעשו זאת
- לבקש ארוחה חמה ושתייה קלה כחלק מהחוזה שלהם אבל זהו משהו שאתה יכול לשאת ולתת עליו בזמן ההזמנה)
- מדיניות הביטול/דחיה שלהם (אחוז מה תכן שתשולם עמלה בתשלום כפי שהוסכם בחוזה שלך)
לסיכום
אוקיי, אז עשית את המחקר שלך, ראית את הלהקה שלך בהופעה חיה ודיברת איתה ארוכות, הובטחת לחלוטין במקצועיות וברקורד שלה ועכשיו הזמנת אותם לאירוע שלך. פַנטַסטִי! אבל מה קורה אחר כך? באיזו תדירות עליך להיות בקשר עד לאירוע? האם יש משהו נוסף שאתה צריך לדון בו לפני היום?
טיפים מובילים
יידעו את הלהקה שלכם על כל בקשות שיר מיוחדות מבעוד מועד – ללהקות מקצועיות לא תהיה בעיה כלל להוסיף את בקשות השירים שלכם לסט שלהן. כדאי להבהיר כמה בקשות הם שמחים ללמוד וגם כמה הודעה מוקדמת הם יצטרכו (4-6 שבועות זה בערך הנורמה).
תזמונים והגדרה ביום – הקפידו ליידע את הלהקה שלכם על התזמון המאושר לאירוע שלכם לפחות שבועיים מראש. הם ירצו לדעת באיזו שעה הם יכולים (או נדרשים) להתקין, כל בעיה בגישה או חניה, זמן ההתחלה והסיום שלהם ביום. אם אתה מספק מזון ללהקה שלך ביום, זה מועיל ליידע אותם מתי ואיפה הם יאכלו.
בדקו את פרטי החוזה והתשלום הסופי – להקות מסוימות דורשות שהשכר שלהן יוסדר במלואו לפני האירוע שלכם, בעוד שאחרות שמחות לקבל את היתרה הסופית בערב עצמו. אם אתה משלם בלילה (ובמיוחד אם אתה משלם במזומן), וודא שהוא שמור אצל מישהו שאתה סומך עליו עד שתמסור אותו.